Tarkastuslautakunta 25.01.2024 § 6   

Nurmijärven kunta on pyytänyt 11.12.2023 päivätyllä tarjouspyynnöllä tarjouksia tilintarkastuspalveluista tarkastuskausille 2024–2027. Tilaajalla on oikeus optiokausiin tarkastuskausille 2028–2029. Sopimuskauden jälkeen sopimusta on mahdollista jatkaa kahdella optiokaudella tilikausille 2028 ja 2029. Ilmoitus optiokausien käyttämättä jättämisestä on tehtävä 3. vuoden kuluessa alkuperäisen sopimuksen allekirjoittamisesta.

Hallinnon ja talouden tilintarkastuspalvelut kattavat Nurmijärven kunnan lisäksi kuntakonserniin kuuluvien ja kunnanmääräysvallassa olevien tytäryhteisöjen hallinnon ja talouden tarkastuspalvelut kunnan konserniohjeen mukaisesti.

Nurmijärven kunnan organisaatio rakentuu oman tuotannon toimialoista, jotka ovat konsernipalvelut, sivistyksen- ja hyvinvoinnin toimiala, ympäristötoimiala sekä kahdesta liikelaitoksesta, joita ovat vesihuollon palveluita tarjoava Nurmijärven Vesi -liikelaitos sekä ruoka- ja siivouspalveluita tuottava Aleksia-liikelaitos. Nurmijärven kunta kuuluu Keski-Uudenmaan työllisyysalueeseen, jonka vastuulle TE-palvelujen järjestäminen on siirtymässä vuodesta 2025 alkaen. Kunta on luovuttanut palvelujen järjestämisvastuun Järvenpään kaupungille.

Nurmijärven kunnan tytäryhteisöt Nurmijärven Sähkö Oy (0911384-5), Nurmijärven Kodit Oy (0761288-6), Rajamäen Uimahalli Oy (0194273-7), Kiinteistöosakeyhtiö Aitohelmi (0779467-5), Kiinteistöosakeyhtiö Aleksis Kiventie 14 (0129687-8) ja Kiinteistöosakeyhtiö Nurmijärven Virastotalo (0717864-5) liittyvät tämän tarjouskilpailun perusteella laadittavaan hankintasopimukseen tarjouspyynnön liitteellä olevien keskeisten sopimusehtojen mukaisesti.

Nurmijärven kunta valitsee kilpailutuksen perusteella yhden palveluntuottajan.

Palvelun luonteen ja toimivuuden vuoksi hankintaa ei ole jaettu osiin.

Hankintamenettely

Hankinta on toteutettu avoimena menettelynä.

Kysymyksessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta, josta on julkaistu ilmoitus Hilma- ja TED- tietokannassa 12.12.2023.

Tarjouspyyntö julkaistiin Tarjouspalvelu.fi –toimittajaportaalissa 12.12.2023, jonne myös tarjoukset tuli jättää.

Valintaperuste

Valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisesti edullisimpana tarjouksena pidettiin tarjousta, joka on hankintayksikön kannalta hinnaltaan halvin.

Vertailu- ja arviointiperusteet

Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellisesti edullisin on tarjous, joka on tilaajan kannalta hinnaltaan halvin.

Vertailuhintana on kokonaishinta. Tarjouksen kokonaishinta on hintaliitteellä arvioitujen hankintamäärien ja tarjottujen yksikköhintojen tulojen summa.

Vertailupisteiden laskeminen, hinta

Kokonaishinta, enintään 100 vertailupistettä. Kokonaishinnaltaan halvin tarjous saa lopulliseen vertailuun 100 vertailupistettä. Muiden tarjousten vertailupisteet lasketaan seuraavasti: Tarjouksen vertailupistemäärä = edullisimman tarjouksen kokonaishinta (X) jaetaan asianomaisen tarjouksen hinnalla (Y) ja kerrotaan 100 vertailupisteellä. Laskukaava: X/Y * XX vertailupistettä.

Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous on se, jonka vertailupisteet ovat suurimmat.

Pisteiden mennessä tasan, palveluntuottajan valinta tapahtuu arpomalla. Arvontatilanteessa kukin tarjoaja saa yhden arvan.

Hankintapäätöksen tekee Nurmijärven kunnanvaltuusto.

Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille näiden Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaaliin ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen.

Kysymykset, vastaukset ja tarjouspyyntöön tehdyt muutokset

Hankintaa koskevat tarkentavat kysymykset ja huomiot tuli esittää 20.12.2023 klo 13.00 mennessä Tarjouspalvelu.fi -portaalissa. Kysymyksiä tuli yhteensä neljä (4) kappaletta. Vastaukset julkaistiin Tarjouspalvelu.fi -portaalissa 22.12.2023.  

Esitettyjen kysymysten perusteella tarjouspyynnön liitteeseen 3, Sopimusluonnos ja liitteeseen 8, Henkilötietojen käsittelyn ehdot tehtiin lisäys rekisterinpitäjän rooliin siten, että liitteisiin lisättiin alla mainittuihin kohtiin teksti ”Osapuolet tiedostavat, että Palvelun joissakin osissa Palveluntuottaja voi toimia Rekisterinpitäjänä.”:

Liite 3, Sopimusluonnos – Lisäys kohtaan 20. Salassapito ja henkilötietojen suoja

Liite 8, Henkilötietojen käsittelyn ehdot - Lisäys kohtaan 2. Osapuolten roolit henkilötietojen käsittelyssä (kohta 2.1.)

Tarkennetut liitteet lähetettiin vastausten liitetiedostoina Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaaliin, josta ne olivat kaikkien tarjouspyyntöön tutustuvien nähtävillä.  

Tarjoukset

Määräaikaan 10.1.2024 klo 13.00 mennessä tarjouksen tekivät seuraavat tarjoajat:

BDO Audiator Oy (0904285-6)
KPMG Oy Ab (1805485-9)
TALVEA Julkishallinnon Palvelut Oy (0998761-4)

Tarjousten käsittely ja vertailu

Hankintayksikkö on tarkistanut tarjoajien vakuutukset tarjouspyynnössä asetettujen edellytysten täyttämisestä. Kaikki tarjoajat olivat antaneet asianmukaiset vakuutukset siitä, että asetetut edellytykset täyttyvät.

Hankintayksikkö on tarkistanut tarjousten vastaavuuden tarjouspyyntöön. Kaikki tarjoukset vastasivat tarjouspyyntöä ja etenivät tarjousten vertailuun.

Hankintayksikkö on vertaillut tarjoukset esitettyjen valintaperusteiden mukaisesti.

BDO Audiator Oy:n tarjous sai vertailussa parhaat vertailupisteet 100. Palveluntuottajaksi valitaan näin ollen BDO Audiator Oy, koska sen tarjous on kokonaistaloudellisesti edullisin.

Vertailussa toiseksi tuli KPMG Oy Ab, jonka vertailupisteet olivat 93,33. Vertailussa kolmanneksi sijoittui TALVEA Julkishallinnon Palvelut Oy, jonka vertailupisteet olivat 84,31.

Tarjoajien kokonaishinnat ja vertailupisteet on kuvattu alla olevassa taulukossa:

Hankintapalvelut on pyytänyt palveluntuottajaksi valittavalta todistukset ja selvitykset sen varmistamiseksi, että tarjoajaa ei rasita pakollinen tai harkinnanvarainen poissulkemisperuste ja myös muut tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset täyttyvät. Soveltuvuusvaatimusten täyttyminen tutkitaan ennen sopimuksen allekirjoittamista.

Esittelijä 

Puheenjohtaja

Esitys 

Tarkastuslautakunta päättää esittää kunnanvaltuustolle, että Nurmijärven kunnan tilintarkastuspalvelujen palveluntuottajaksi valitaan BDO Audiator Oy yllä mainituin perusteluin.

Hankintapäätös osapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.

Pöytäkirja hyväksytään ja tarkastetaan tämän osalta heti kokouksessa.

Valmistelija

Talousjohtaja Erno Kontio, erno.kontio(at)nurmijarvi.fi

Hankintapäällikkö Kirsi Kataja, kirsi.kataja(at)nurmijarvi.fi

Käsittely

Kokous valitsi asiakohdan sihteeriksi Jukka Anttilan.  Kokous kuuli asiantuntijana hankintapäällikkö Kirsi Katajaa klo 18.10–18.42.

Tarkastuslautakunta päätti yksimielisesti tehdä päätökseen seuraavan lisäyksen sopimuksen optiokausista: ” Sopimuskauden jälkeen sopimusta on mahdollista jatkaa kahdella optiokaudella tilikausille 2028 ja 2029. Ilmoitus optiokausien käyttämättä jättämisestä on tehtävä 3 vuoden kuluessa alkuperäisen sopimuksen allekirjoittamisesta.”

Päätös 

Tarkastuslautakunta päätti esittää kunnanvaltuustolle, että Nurmijärven kunnan tilintarkastuspalveluiden palveluntuottajaksi valitaan tarkastuskausille 2024-2027 BDO Audiator Oy yllä mainituin perusteluin.

Sopimuskauden jälkeen sopimusta on mahdollista jatkaa kahdella optiokaudella tilikausille 2028 ja 2029. Ilmoitus optiokausien käyttämättä jättämisestä on tehtävä 3. vuoden kuluessa alkuperäisen sopimuksen allekirjoittamisesta.

Hankintasopimus osapuolten välillä syntyy vasta myöhemmin kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.

Valtuusto 13.03.2024 § 5     

1024/02.08.00/2023  

Esitys 

Päätös