Kunnanhallitus 15.02.2021 § 51   

Valtuuston 27.1.2021 (§6) hyväksymään NUUKA -toimenpidesuunnitelmaan sisältyy palkanlaskennan mahdollisen ulkoistamisen selvittäminen. NUUKA -toimenpidesuunnitelmassa on todettu, että kunkin henkilöstövaikutteisen toimenpiteen tosiasialliseen valmisteluun ryhtymisestä tehdään erilliset päätökset hallintosäännön sekä muun sääntöohjauksen mukaisin toimivaltuuksin.

Palkanlaskennan selvityksessä on tarkoitus arvioida tuotannollisina vaihtoehtoina palkanlaskennan jatkuminen omana palvelutuotantona tai ulkoistettuna palveluna. Selvitykseen sisältyy ainakin tietojärjestelmien, toimintatapamuutosten ja osaamisen turvaamisen näkökulmat ja lisäksi pyritään esittämään myös mahdollisen ulkoistetun palvelun kustannusvertailuja. Selvityksen tavoitteena on arvioida kunnan kannalta paras toimintamalli palkanlaskennan toteuttamiseen pitkällä aikavälillä, kun arvioinnissa huomioidaan sekä taloudelliset että laadulliset tekijät.

Edellisen kerran palkanlaskennan mahdollista ulkoistamista on selvitetty vuonna 2014 samassa yhteydessä talouspalvelujen ulkoistamisen kanssa. Silloin kunnanhallitus päätti ulkoistaa taloushallinnon palvelut silloiselle KuntaProlle (nyk. Sarastia), mutta jättää palkanlaskennan edelleen kunnan omaksi toiminnaksi. Nykyisin Keski-Uudenmaan kunnista mm. Järvenpää, Sipoo, Tuusula ja Mäntsälä ovat ulkoistaneet palkanlaskennan toimintoja Sarastialle.

Kunnan nykyinen palkanmaksupalvelujen ja henkilöstötietojärjestelmien kokonaisuus on rakennettu CGI HR Prima -palkkajärjestelmään, jonka ensimmäiset hankintasopimukset on tehty vuonna 1996. Palkanlaskennan tulosyksikössä työskentelee viisi palkkasihteeriä ja esimies. Kunnan henkilöstön palkanmaksu perustuu neljän eli kunnallisen yleisen, opetushenkilöstön, teknisen alan ja tuntipalkkaisten virka- ja työehtosopimusten soveltamiseen. Esimiehet, tukenaan henkilöstöasioiden valmistelijat, vastaavat palkka-aineiston valmistelusta ja hyväksymisestä ja aineisto käsitellään sähköisesti lukuun ottamatta tuntipalkkaisten aineistoja. Henkilöstön palkanmaksun, toimielinten kokouspalkkioiden maksatuksen ja varhaiskasvatuksen kuntalisän maksatuksen lisäksi tiimi hoitaa palkkoihin liittyvät työnantajan viranomaisvelvoitteet. Palkanlaskennan tietojärjestelmien kustannukset vuonna 2020 olivat noin 360 000 euroa. Tulosyksikön henkilöstö- ja muut kulut olivat lisäksi noin 300 000 euroa. Palkanlaskennan kokonaiskustannusten ja tehtyjen palkkalaskelmien kokonaismäärän (27 000 kpl) perusteella palkkalaskelman suoritehinta on noin 24 euroa.

Seuraavassa on arvioitu alustavasti oman toiminnan ja ulkoistetun palvelutuotannon vaihtoehtoja. Selvityksessä analysoidaan eri tuotantotapoja tarkemmin, huomioiden myös niiden vaikutuksia organisaation esimies- ja henkilöstötyöhön. Palkanlaskentaa omana tuotantona puoltaa erityisesti tiimin syvällinen organisaation tuntemus ja sisäisen neuvonnan laatu sekä palkanlaskentatyön joustava mukautuminen organisaation tarpeisiin. Heikkouksina voidaan pitää kustannustasoa sekä palkanlaskennan tuotantoriskejä henkilöstön poissaolotilanteissa. Ulkoistettua palkanlaskentaa puoltaa usein taloudellinen tehokkuus sekä matalat henkilöstöperusteiset tuotantoriskit. Lisäksi suuremmassa yksikössä laskentatyöhön ja järjestelmiin liittyvä erityisasiantuntemus on helpompi varmistaa. Ulkoistetun palkanlaskennan heikkoutena voidaan pitää palkanlaskennan neuvontatehtäviin ja muutostilanteisiin liittyviä jäykkyyksiä, jotka liittyvät ulkoistettujen palveluiden laajaan standardisointiin ja tukipyyntöjärjestelmiin.

Mikäli selvityksen jälkeen päätetään, että palkanlaskennan palvelujen ulkoistamista ryhdytään valmistelemaan, käynnistetään sopimusneuvottelut mahdollisten palveluntuottajien kanssa sekä asianmukaiset henkilöstön yhteistoimintamenettelyt ennen lopullista palveluntuotannon siirtämistä koskevaa päätöstä.

Esittelijä 

Kunnanjohtaja

Esitys 

kunnanhallitus

1. päättää käynnistää NUUKA:n toimenpidesuunnitelman perusteella selvityksen palkanlaskennan tuotantovaihtoehdoista ja

2. toteaa, että laaditun selvityksen perusteella kunnanhallitus päättää palkanlaskennan tuotannon jatkovalmistelusta kesäkuussa 2021.

Valmistelija

henkilöstöjohtaja Leena Ojala, p. 040 317 4409

Päätös 

Hyväksyttiin esitys.

Kunnanhallitus 21.06.2021 § 179     

193/00.01.02.05/2021  

Palkanmaksupalvelujen tuotantotavan selvityksessä on kuvattu kahta palvelutuotannon vaihtoehtoa eli omana toimintana jatkamista sekä ulkoistettua palvelua siten, että molemmissa vaihtoehdoissa HR-tietojärjestelmät uudistetaan vuonna 2023. Selvityksessä on arvioitu näiden tuotantovaihtoehtojen vaikutuksia tietojärjestelmiin, toimintatapaan, henkilöstöön ja kustannuksiin. Selvitystä on valmistelun aikana käsitelty palkanlaskennan yksikön henkilöstön ja henkilöstön edustajien kanssa. Lisäksi selvityksen valmistelua on käsitelty yhteistoimintaelimessä ja toimialojen johtoryhmissä.

Selvityksen mukaan tietojärjestelmien kehittäminen tai kustannusten leikkaaminen pienten muutosten kautta tai täydennyshankinnoin ilman järjestelmien kokonaisuusuudistusta ei ole enää toiminnallisesti eikä hankintalain mukaan perusteltua. Hankintalain (136§) mukaan hankintasopimusta ei voida olennaisesti muuttaa, esimerkiksi laskutusperusteiden osalta, saman järjestelmätoimittajan kanssa sopimuskauden aikana ilman uutta hankintamenettelyä EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa.

Selvityksessä kustannusarviot oman toiminnan osalta perustuvat vuoden 2020 tilinpäätöksen mukaisiin toteutuneisiin kustannuksiin. Ulkoistamisen vaihtoehdon arviointia varten pyydettiin kahdelta palveluntuottajalta kirjallisella tietopyynnöllä indikatiivisia (ei sitovia) arvioita ulkoistetun palvelun kustannuksista, huomioiden kertaluontoiset ja jatkuvan palvelun vuosikustannukset. Tietopyynnön pohjalta on laadittu kunnan arvio ulkoistetun palkanmaksupalvelun kokonaiskustannuksista vuosina 2023 - 2025 siten, että kustannuksiin sisältyy myös kustannusriskejä, esimerkiksi kuntaan jäävän työn kustannukset. Tuotantovaihtoehtojen todelliset kustannukset selviävät kuitenkin vasta varsinaisessa hankinta- tai neuvottelumenettelyssä valittavan sopimuskumppanin kanssa palvelujen ja siirtoprosessin yksityiskohtaisesta sisällöstä sovittaessa.  

Palkanmaksupalvelujen tuottamista kunnan omana toimintana puoltaisi erityisesti palkanlaskennan yksikön organisaation tuntemus, asiakaspalvelun joustavuus ja henkilöstötyön nykyinen toimintamalli. Oman toiminnan haasteena olisi vaativa kriittisten tietojärjestelmien hankintamenettely ja uudistamistyö sekä henkilöstö- ja kustannusriskit. Alustavan kustannusarvion perusteella oman toiminnan vuosikustannukset olisivat 50 000 - 100 000 euroa suuremmat ulkoistamisvaihtoehtoon verrattuna.

Palkanmaksupalvelujen tuottamista palvelukeskukseen ulkoistettuna palveluna puoltaisi erityisesti palkanlaskennan laajemmat kehittämis- ja henkilöstöresurssit ja ennakoitu kustannustehokkuus. Ulkoistetun toiminnan haasteena olisi toimintakulttuurin muutos esimies- ja henkilöstötyössä, asiakaspalvelun sujuvuus etenkin ongelmatilanteissa sekä kunnan tavoitteiden mukainen sopimusohjaus.

Selvityksen vaikutusarvioiden perusteella työnantajan edustajien näkemyksenä on, että pitkällä aikavälillä tietojärjestelmä- kehittämis- ja henkilöstöresurssien näkökulmat puoltavat ulkoistettua palkanlaskennan palvelua. Siksi kunnanhallitukselle esitetään periaateratkaisuna, että käynnistetään neuvottelumenettelyt palkanmaksupalvelujen ulkoistamiseksi.

Lakia julkisista hankinnoista ei sovelleta tilanteissa, joissa kunta siirtää palvelujaan hankintalain 15 §:n tarkoittamalle sidosyksikölle (in-house). Hallintosäännön 16 §:n mukaan kunnanhallitus päättää sopimuksiin liittyen lautakuntien toimialaan kuuluvien, ulkopuolisten palvelujen käyttöä koskevien sopimusten periaatteista silloin, kun asiasta ei ole valtuuston vahvistamaa periaatepäätöstä tai ulkopuolisten palvelujen käytöstä päätetään ensimmäisen kerran kyseisellä palvelutuotannon alalla, ja kyseisen sopimuksen kustannusvaikutus vuositasolla on vähintään 100 000 euroa tai kyse ei ole jäljempänä erikseen säädellyistä urakka-, suunnittelu- tai hankintasopimuksista.

Selvitysraportti jaetaan kunnanhallitukselle oheismateriaalina ja sitä esitellään kokouksessa.

Esittelijä 

Kunnanjohtaja

Esitys 

Valmistelija

henkilöstöjohtaja Leena Ojala, p. 040 317 4409

Päätös