Kunnanhallitus 14.09.2020 § 181 

Nurmijärven kunnalla on oma konesali palvelintietokoneita varten. Konesali tukee muun muassa kunnan verkko-, tallennus- sekä tietojärjestelmäalusta-ratkaisuja. Tällä hetkellä keskeisimmät palvelimet ovat käyttöikänsä lopussa, minkä vuoksi on päätettävä joko palvelinraudan uusimisesta tai vaihtoehtoisesti konesalipalveluiden hankkimisesta palveluna kunnan ulkopuolelta.

Tällä hetkellä konesalissa on fyysisiä palvelimia 30 kpl, virtuaalipalvelimia 48 kpl sekä lisäksi kouluilla on fyysisiä palvelimia 20 kpl. Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän tietojärjestelmien palvelimet tullaan nykysuunnitelman mukaisesti siirtämään pois kunnan tietotekniikkapalveluiden hoidosta syksyn 2020 aikana. Siirron myötä konesaliin jää fyysisiä palvelimia 24 kpl ja virtuaalipalvelimia 39 kpl sekä kouluissa sijaitsevat 20 fyysistä palvelinta.

Kunnan palvelutuotanto ja hallinnolliset toiminnot rakentuvat yhä enemmissä määrin sähköisten tietojärjestelmien varaan. ICT-arkkitehtuurin toimivuus määrittelee siten nykypäivänä vahvasti myös kunnallisten palveluiden toimivuuden ja jopa edelläkävijyyden, kun aikaisemmin ICT:n rooli palvelutuotannossa on ollut vaatimattomampi, tukipalveluluonteinen.

Toiminnan sähköistyminen edistää mm. palvelutuotannon tehostumista sekä tuo palvelut lähemmäs käyttäjiä, samalla luoden esimerkiksi joustoja aikatauluriippumattomalle palveluiden käytölle.

Lähes kaikki sähköinen toiminta kunnassa on riippuvainen kapasiteetti- ja konesalitoiminnoista. Toiminnan sähköistymisen laajentumisen haittapuolena onkin järjestelmäriskien kasvaminen kunnan palvelutuotannon jatkuvuuden turvaamisessa. Tietoturva- ja kyberturvallisuusuhat kasvavat jatkuvasti ja monimutkaistuvan ICT:n hallinta edellyttää monialaista erityisasiantuntemusta.

Henkilöstömäärältään pienessä ICT-yksikössä riittävä erityisasiantuntemuksen varmistaminen sekä sijaistusjärjestelyt poissaolotilanteissa tekevät moninaisiin uhkiin varautumisesta hankalaa. Henkilöstön kouluttamisella ja tehtäväkuvia kehittämällä kyetään vahvistamaan varautumista, muttei kuitenkaan nykypäivän haasteisiin nähden riittävällä tavalla. Palvelimia on pidettävä ajantasalla ja tällä hetkellä niiden operointia ja valvontaa ei pystytä toteuttamaan normaalin työajan puitteissa.

Osana kunnan ICT-toimintojen kehittämistä teetettiin vuonna 2019 Kuntien Tieralla selvitys kunnan ICT-infran tilasta ja uudistamisen vaihtoehdoista. Kesäkuussa 2020 valmistui Sofigate Oy:n tekemä markkinakartoitus konesalipalveluiden järjestämisen vaihtoehdoista. Kartoituksessa arvioitiin toteutusmallien lisäksi eri vaihtoehtojen kustannuseroja. Markkinakartoituksen kohteena olivat niin yksityiset toimijat sekä in-house yhtiöt. Selvityksen perusteella kunnan kokonaisedun kannalta parhaimpana vaihtoehtona on esitetty kunnan konesalitoimintojen uudistamista avoimen kilpailutuksen kautta. Kunnan kokonaisedulla tarkoitetaan toiminnallisten ja taloudellisten tekijöiden yhdistelmää.

Konesalitoimintojen hankinta ulkoisena palveluna varmistaisi konesalitoimintojen edellyttämän erityisasiantuntemuksen toimintojen kehittämisessä, ylläpidossa ja häiriötilanteiden korjaamisessa. Palveluna ostettuna konesalitoimintojen varmistukset olisivat poikkeuksetta ajan tasalla sekä ohjelmisto- ja rautaympäristö nykyaikaista. Lisäksi kunnan olisi mahdollista optimoida ostettavat konesalitoiminnot nopeasti muuttuvia tarpeita vastaavaksi. Tämä vähentäisi merkittävästi muun muassa investoimiseen liittyviä kapasiteettiriskejä. Konesalitoimintojen hankinta palveluna voi kasvattaa toiminnan kustannuksia lyhyellä aikavälillä, mutta hinta-, laatu- ja riskitekijät huomioiden pitkällä aikavälillä kustannuseroja voidaan pitää erittäin maltillisina. On huomioitava, että ostettuja konesalitoimintoja on hankala verrata omaan tuotantoon, sillä ostopalveluna kunnalla on hankintasopimuksen kautta käytössä merkittävät reservit toimintaan liittyvää erityisosaamista ja pääomia, jotka viime kädessä varmistavat ajasta riippumattoman modernin konesalitoiminnan.  

Konesalitoimintojen hankinnan perusperiaatteet:

- Hankittavien konesalitoimintojen tulee skaalautua muuttuviin tarpeisiin, jolloin hankintasopimukseen ei sisällytetä määräostovelvoitteita.

- Palveluntuottajan tulee osoittaa valmiutensa palvelutuotannon jatkuvuuden turvaamisesta, kustannustehokkuudesta, turvallisuudesta sekä ostettavien palvelujen kehittämiskyvystä.

- Ostettavan ratkaisun tulee tukea kunnan monialaisen palvelutuotannon ja hallinnollisen toiminnan kehittämistä pitkällä aikavälillä.

- Hankintasopimuksen ehdoissa tulee huomioida kunnan edellytykset siirtää konesalitoimintojen hankintasopimus kolmannelle taholle ilman sanktioita, ja enintään kohtuullisin siirtokustannuksin. 

Liitteenä on konesalipalveluiden järjestämistä koskeva selvitys, jossa on esitetty eri vaihtoehtoja konesalitoimintojen organisoimiseksi sekä indikatiiviset hinta-arviot toteutusmalleista.

Kunnanhallituksen ratkaisuvalta:

Hallintosäännön 16 §:n mukaan kunnanhallitus päättää sopimuksiin liittyen lautakuntien toimialaan kuuluvien, ulkopuolisten palvelujen käyttöä koskevien sopimusten periaatteista silloin, kun asiasta ei ole valtuuston vahvistamaa periaatepäätöstä tai ulkopuolisten palvelujen käytöstä päätetään ensimmäisen kerran kyseisellä palvelutuotannon alalla, ja kyseisen sopimuksen kustannusvaikutus vuositasolla on vähintään 100 000 euroa tai kyse ei ole jäljempänä erikseen säädellyistä urakka-, suunnittelu- tai hankintasopimuksista.

Esittelijä 

Kunnanjohtaja

Esitys 

Kunnanhallitus
1. päättää hallintosäännön 16 §:n nojalla käynnistää konesalitoimintojen kilpailutuksen avoimena menettelynä,
2. toteaa, että tarvittavan erityisasiantuntemuksen varmistamiseksi kilpailutuksessa käytetään ulkopuolista asiantuntijaa, jonka hankinnasta päättää hallintosäännön 65 §:n nojalla talousjohtaja,
3. toteaa, että konesalitoimintojen tuotannon muutosten vaikutukset kunnan ICT-yksikön toimintoihin ja henkilöstöön käsitellään henkilöstön kanssa yhteistoimintamenettelyssä ennen hankintapäätöksen tekemistä.

Valmistelija

Talousjohtaja Ville Rajahalme, puh. 040 317 2080

Tietotekniikkapäällikkö Arja Toivonen, puh. 040 317 2031

Päätös 

Esitys hyväksyttiin.

Jakelu

Kunnanhallitus 08.03.2021 § 64        

1239/02.08.00/2020   

Kunnanhallitus on kokouksessaan 14.9.2020 § 181 päättänyt kunnan konesalitoimintojen uudistamisen käynnistämisestä siten, että konesalitoiminnot hankitaan tulevaisuudessa palveluna, ja että palveluhankinnan kilpailutus toteutetaan avoimena menettelynä. Kunnanhallitus on lisäksi päättänyt, että kilpailutuksen valmistelussa käytetään ulkopuolista asiantuntijaa, jonka osalta talousjohtaja on tehnyt 21.9.2020 § 7 päätöksen palveluiden tilaamisesta puitesopimustoimittaja Sofigate Oy:ltä.

Nurmijärven kunta on pyytänyt tarjouksia kunnan palvelin- ja kapasiteettipalveluista. Hankinta sisältää mahdollisuuden tilata asiantuntijapalveluita, pienkehitystehtäviä ja kehitysprojekteja osana palvelua. Kilpailutuksen perusteella tehtävä puitesopimus on voimassa 48 kuukautta puitesopimuksen allekirjoituksesta lukien ("Määräaikainen Sopimuskausi), jonka jälkeen puitesopimusta voidaan

jatkaa hankintayksikön päätöksellä yksi (1) vuosi kerrallaan. Hankintayksikkö voi irtisanoa puitesopimuksen kolmen (3) kuukauden irtisanomisajalla ja toimittaja kahdentoista (12) kuukauden irtisanomisajalla päättymään aikaisintaan määräaikaisen sopimuskauden lopussa.

Kyseessä on lain julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 26 §:n tarkoittaman EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintailmoitus on julkaistu 23.11.2020 julkisten hankintojen ilmoituskanava Hilmassa ja tarjouspyyntö liitteineen on julkaistu Nurmijärven Cloudia-hankintajärjestelmässä. Hankinta toteutettiin avoimena menettelynä.

Hankintaa koskevat kysymykset tuli lähettää 22.11.2020 klo 23.59 mennessä osoitteessa https:/tarjouspalvelu/Nurmijärvi. Yhteenveto kysymyksistä ja vastauksista on julkaistu kyseisellä sivustolla 27.11.2020.

Tarjoukset tuli jättää 28.12.2020 kello 23.59 mennessä Cloudia-järjestelmän kautta. Määräaikaan menneessä tarjouksen jättivät CGI Suomi Oy, Dustin Finland Oy, Pinja Digital Oy, Telia Cygate Oy, Tietokeskus Finland Oy, Atea Finland Oy sekä Elisa Oyj.

 Tarjousten arviointi ja vertailu toteutettiin kolmessa vaiheessa:

1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

2. Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen

3. Tarjouspyynnön mukaisten tarjousten vertailu

Tarjoajien kelpoisuuden arviointi ja tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen suoritettiin tarjouspyynnöstä ilmenevien vaatimusten ja periaatteiden mukaisesti. Kaikki tarjoajat täyttivät tarjoajien kelpoisuudelle asetetut vaatimukset. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuutta tarkistaessa havaittiin, että Atea Finland Oy:n ja Elisa Oyj:n tarjoukset eivät olleet tarjouspyynnön mukaisia, sillä esitetyt hinnat eivät olleet vertailukelpoisia. Tästä johtuen kyseisiä tarjouksia ei voitu ottaa mukaan tarjousten vertailuun ja tarjoukset tulee hylätä.

Hankinnan valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous, joka on hinta-laatusuhteeltaan paras. Hinnan painoarvo kokonaispisteytyksessä on ollut 60 prosenttia ja laadun 40 prosenttia. Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteet on tarkemmin kuvattu tarjouspyynnön liitteessä "LIITE 3 Tarjousten vertailu ".

Hintavertailu 60 %

Hintavertailussa käytetään tarjottavien palveluiden ja henkilötyön osalta liitteen "LIITE B2 Hinnoittelumalli ja hinnoittelu" välilehtien "HENKILÖTYÖ" ja "HINNOITTELU" hintoja. 

Käyttöönottoprojektin osalta vertailuhintana käytetään tavoitehintaa, joka on määritelty liitteessä "LIITE C2 Käyttöönottoprojektin hinnoittelu". Vertailuhintana käytetään 48 kuukauden elinkaarihintaa, joka muodostuu käyttöönottoprojektin ja 48 kuukauden palveluhinnasta sekä arvioidusta asiantuntijatyön hinnasta ilmoitetuilla volyymeillä 48kk ajalta.

Hinnan vertailun laskentakaava: (edullisin tarjottu hinta / tarjottu hinta) * 60

Laatuvertailu 40 %

Tarjouspyynnön liitteessä "LIITE 3 Tarjousten vertailu" oli ilmoitettu kunkin vertailtavan laatutekijän painoarvot ja pisteytykset. 

Laadullinen vertailu koostui kahdesta pääkohdasta:

1. Palvelin- ja kapasiteettipalveluiden ratkaisukuvaukset ja toimintamallit (max. 24p)

2. Käyttöönottoprojektisuunnitelman arviointi (max. 12p)

Yhteenlaskettuna maksimipisteet laatuvertailun osalta oli 36p. 

Laadun vertailun laskentakaava: (Tarjoajan pisteet / suurimman pistemäärän saaneen Tarjoajan pisteet) *40.

Laatupisteytyksissä otettiin huomioon erityisesti kuvauksien selkeys, laajuus, yksityiskohtaisuus sekä vastaavuus tarjouspyynnössä ja sen dokumenteissa kuvattuun Nurmijärven kunnan tarpeisiin.

Tarjousvertailussa hinta- ja laatupisteet jakautuivat seuraavasti tarjoajien välillä:

Tarjoajista CGI Suomi Oy antoi kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen, hinnan ja laadun yhteenlasketuilla pisteillä 99,29, ja on siten tarjouskilpailun voittaja. Hankinnan ennakoitu kokonaishinta sopimuskaudella ilman arvonlisäveroa on noin 0,8-1,2 milj. euroa.

Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätös perusteluineen ja valitusosoituksen tiedoksi. 

Kunnanhallituksen ratkaisuvalta ulkoistamisessa

Hallintosäännön 16 §:n mukaan kunnanhallitus päättää sopimuksiin liittyen lautakuntien toimialaan kuuluvien, ulkopuolisten palvelujen käyttöä koskevien sopimusten periaatteista silloin, kun asiasta ei ole valtuuston vahvistamaa periaatepäätöstä tai ulkopuolisten palvelujen käytöstä päätetään ensimmäisen kerran kyseisellä palvelutuotannon alalla, ja kyseisen sopimuksen kustannusvaikutus vuositasolla on vähintään 100 000 euroa tai kyse ei ole jäljempänä erikseen säädellyistä urakka-, suunnittelu- tai hankintasopimuksista.

Tarjousten vertailu tulee viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 7 §:n 2 momentin mukaan julkiseksi vasta kun sopimus on tehty. Tarjoajilla on kuitenkin asianosaisina lain 11 §:n mukaan oikeus saada tieto tarjousten vertailusta.

Oheismateriaali:

Tarjouspyyntöaineisto

Liitteet:

Tarjousvertailu

Esittelijä 

Kunnanjohtaja

Esitys 

Kunnanhallitus päättää:

1. hylätä Atea Finland Oy:n ja Elisa Oyj:n tarjoukset, sillä tarjoukset eivät olleet tarjouspyynnön mukaisia,
2. hankkia konesali- ja kapasiteettipalvelut toteutetun tarjouskilpailun perusteella CGI Suomi Oy:ltä. Valittu palveluntuottaja täyttää kaikkia tarjoajalle asetetut kelpoisuusvaatimukset ja tarjous oli tarjouspyynnön mukainen ja sen vaatimukset täyttävä. Tarjoajista CGI Suomi Oy antoi kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen, hinnan ja laadun yhteenlasketuilla pisteillä tarjousvertailussa 99,29, ja on siten tarjouskilpailun voittaja,
3. todeta, että varsinainen sopimuskausi on neljä vuotta, jonka jälkeen sopimusta voidaan optiona jatkaa erillisellä päätöksellä vuosi kerrallaan,
4. todeta, että hankinnan valintaperuste on kokonaistaloudellinen edullisuus, Kokonaistaloudellisesti edullisin on tarjous, joka on hinta-laatusuhteeltaan paras. Hinnan painoarvo kokonaispisteytyksessä on ollut 60 prosenttia ja laadun 40 prosenttia,
5. todeta, että kirjallinen sopimus palveluntuottajan kanssa tehdään hankintapäätöksen jälkeen, Hankintasopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajan voidaan katsoa saaneen päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen tiedoksi,
6. todeta, että konesalitoimintojen tuotannon muutosten vaikutukset kunnan ICT-yksikön toimintoihin ja henkilöstöön on käsitelty henkilöstön kanssa vuoden 2021 helmikuun aikana yhteistoimintamenettelyssä.

Valmistelija

Talousjohtaja Ville Rajahalme, puh. 040 317 2080

Tietotekniikkapäällikkö Arja Toivonen, puh. 040 317 2031

Pekka Heikkilä, Sofigate Oy, puh. 050 486 7920

Päätös 

Jakelu