Kunnanhallitus 15.02.2021 § 51     

193/00.01.02.05/2021  

Valtuuston 27.1.2021 (§6) hyväksymään NUUKA -toimenpidesuunnitelmaan sisältyy palkanlaskennan mahdollisen ulkoistamisen selvittäminen. NUUKA -toimenpidesuunnitelmassa on todettu, että kunkin henkilöstövaikutteisen toimenpiteen tosiasialliseen valmisteluun ryhtymisestä tehdään erilliset päätökset hallintosäännön sekä muun sääntöohjauksen mukaisin toimivaltuuksin.

Palkanlaskennan selvityksessä on tarkoitus arvioida tuotannollisina vaihtoehtoina palkanlaskennan jatkuminen omana palvelutuotantona tai ulkoistettuna palveluna. Selvitykseen sisältyy ainakin tietojärjestelmien, toimintatapamuutosten ja osaamisen turvaamisen näkökulmat ja lisäksi pyritään esittämään myös mahdollisen ulkoistetun palvelun kustannusvertailuja. Selvityksen tavoitteena on arvioida kunnan kannalta paras toimintamalli palkanlaskennan toteuttamiseen pitkällä aikavälillä, kun arvioinnissa huomioidaan sekä taloudelliset että laadulliset tekijät.

Edellisen kerran palkanlaskennan mahdollista ulkoistamista on selvitetty vuonna 2014 samassa yhteydessä talouspalvelujen ulkoistamisen kanssa. Silloin kunnanhallitus päätti ulkoistaa taloushallinnon palvelut silloiselle KuntaProlle (nyk. Sarastia), mutta jättää palkanlaskennan edelleen kunnan omaksi toiminnaksi. Nykyisin Keski-Uudenmaan kunnista mm. Järvenpää, Sipoo, Tuusula ja Mäntsälä ovat ulkoistaneet palkanlaskennan toimintoja Sarastialle.

Kunnan nykyinen palkanmaksupalvelujen ja henkilöstötietojärjestelmien kokonaisuus on rakennettu CGI HR Prima -palkkajärjestelmään, jonka ensimmäiset hankintasopimukset on tehty vuonna 1996. Palkanlaskennan tulosyksikössä työskentelee viisi palkkasihteeriä ja esimies. Kunnan henkilöstön palkanmaksu perustuu neljän eli kunnallisen yleisen, opetushenkilöstön, teknisen alan ja tuntipalkkaisten virka- ja työehtosopimusten soveltamiseen. Esimiehet, tukenaan henkilöstöasioiden valmistelijat, vastaavat palkka-aineiston valmistelusta ja hyväksymisestä ja aineisto käsitellään sähköisesti lukuun ottamatta tuntipalkkaisten aineistoja. Henkilöstön palkanmaksun, toimielinten kokouspalkkioiden maksatuksen ja varhaiskasvatuksen kuntalisän maksatuksen lisäksi tiimi hoitaa palkkoihin liittyvät työnantajan viranomaisvelvoitteet. Palkanlaskennan tietojärjestelmien kustannukset vuonna 2020 olivat noin 360 000 euroa. Tulosyksikön henkilöstö- ja muut kulut olivat lisäksi noin 300 000 euroa. Palkanlaskennan kokonaiskustannusten ja tehtyjen palkkalaskelmien kokonaismäärän (27 000 kpl) perusteella palkkalaskelman suoritehinta on noin 24 euroa.

Seuraavassa on arvioitu alustavasti oman toiminnan ja ulkoistetun palvelutuotannon vaihtoehtoja. Selvityksessä analysoidaan eri tuotantotapoja tarkemmin, huomioiden myös niiden vaikutuksia organisaation esimies- ja henkilöstötyöhön. Palkanlaskentaa omana tuotantona puoltaa erityisesti tiimin syvällinen organisaation tuntemus ja sisäisen neuvonnan laatu sekä palkanlaskentatyön joustava mukautuminen organisaation tarpeisiin. Heikkouksina voidaan pitää kustannustasoa sekä palkanlaskennan tuotantoriskejä henkilöstön poissaolotilanteissa. Ulkoistettua palkanlaskentaa puoltaa usein taloudellinen tehokkuus sekä matalat henkilöstöperusteiset tuotantoriskit. Lisäksi suuremmassa yksikössä laskentatyöhön ja järjestelmiin liittyvä erityisasiantuntemus on helpompi varmistaa. Ulkoistetun palkanlaskennan heikkoutena voidaan pitää palkanlaskennan neuvontatehtäviin ja muutostilanteisiin liittyviä jäykkyyksiä, jotka liittyvät ulkoistettujen palveluiden laajaan standardisointiin ja tukipyyntöjärjestelmiin.

Mikäli selvityksen jälkeen päätetään, että palkanlaskennan palvelujen ulkoistamista ryhdytään valmistelemaan, käynnistetään sopimusneuvottelut mahdollisten palveluntuottajien kanssa sekä asianmukaiset henkilöstön yhteistoimintamenettelyt ennen lopullista palveluntuotannon siirtämistä koskevaa päätöstä.

Esittelijä 

Kunnanjohtaja

Esitys 

kunnanhallitus

1. päättää käynnistää NUUKA:n toimenpidesuunnitelman perusteella selvityksen palkanlaskennan tuotantovaihtoehdoista ja

2. toteaa, että laaditun selvityksen perusteella kunnanhallitus päättää palkanlaskennan tuotannon jatkovalmistelusta kesäkuussa 2021.

Valmistelija

henkilöstöjohtaja Leena Ojala, p. 040 317 4409

Päätös