Kunnanhallitus 27.04.2020 § 96 

Nurmijärven Palvelutuotanto-ohjelman 2017-2021 mukaisesti Aleksian ruokapalvelujen vastuulla olevasta ruokapalvelusta 5 % on kilpailutettu ja on ulkopuolisella palveluntuottajalla. Ruoka-, siivous- ja kiinteistöpalvelujen kilpailuttamisen osalta kunnan päätösvaltaa käyttää kunnanhallitus.

Nurmijärven kunnan hankintapalvelut kilpailutti vuonna 2016 Harjulan koulun ja Harjulan, Äppelgårdin, Riihipuiston päiväkotien ruokapalvelun sekä Huitin päiväkodin jakelukeittiön ruoan ja tarvikkeet. Hankittava palvelu sisältää mm. tarjoiltavan ruoan sekä erityisruokavalioita noudattavien ateriat, ateria- ja ruokasuunnittelun, ruoka- ja tarvikehankinnat, keittiötilojen siivouksen, ruokailutilojen aterianaikaisen siivouksen ja laadunseurannan. Sopimuksen kiinteä sopimuskausi päättyi 31.7.2019, jonka jälkeen sopimusta jatkettiin optio-kaudella 1.8.2019-31.7.2020.

Aleksian johtokunta on 25.2.2020 päättänyt, että ruokapalvelun kilpailutus käynnistetään.

Tuleva sopimuskausi tullee olemaan 1.8.2020- 31.7.2023 + 1v optio. Ruoka-palvelun kohteet kilpailutuksessa ovat: Harjulan koulu, Harjulan päiväkoti, Äppelgård daghem ja Riihipuiston päiväkoti. Ruokapalvelun hankinta on EU - kynnysarvon ylittävä hankinta ja sen arvioitu kokonaisarvo sopimuskaudella on noin 300 000 €/vuosi (alv 0%) ja koko sopimuskaudella optio mukaan lukien kokonaisarvo on noin 1 200 000 € (alv 0%). 

Kunnan ohjeistuksen mukaisesti hankintapalvelut kilpailuttaa kyseessä olevan palvelun ja tekee päätöksen hankinnasta. Kilpailutusprosessi aloitettiin alkuvuodesta 2020 tarjouspyynnön valmistelulla ja yritysten kanssa käytiin markkinavuoropuhelua. Yritykset toivoivat pidempää siirtymäaikaa, esimerkiksi 6 kk, päätöksenteon jälkeen, jotta ne pystyvät suunnittelemaan palvelun toteutuksen paremmin. Alkuperäinen kilpailutusaikataulu on venynyt koronatilanteen vuoksi paljon ja sopimuksen tekeminen niin, että se alkaisi elokuun alussa, ei ole mahdollista. Lisäksi palveluntuottajat ovat esittäneet toivomuksen kilpailutuksen siirtämisestä myöhäisempään ajankohtaan, jotta heillä on paremmin aikaa keskittyä tarjousten valmisteluun ja kilpailukykyisten tarjousten jättämiseen. Koronatilanteen vuoksi kilpailutusta on perusteltua siirtää eteenpäin, jotta voidaan varmistaa kilpailukykyisten tarjousten vastaanottaminen.

Ruokapalvelusopimuksen optiovuosi päättyy 31.7.2020. Kilpailutusprosessin ajaksi nykyiselle palveluntuottajalle (Palmia Oy) ehdotetaan sopimuksen jatkamista nykyisin sopimusehdoin siihen saakka, kunnes hankitapäätöksen perusteella on allekirjoitettu uusi sopimus palvelutuotannon toteuttamisesta. Mikäli nykyinen palveluntuottaja ei ole halukas jatkamaa sopimusta edellä kuvatun mukaisesti varautuu Aleksia-liikelaitos ottamaan ruokapalvelun oman toiminnan piiriin.

Esittelijä 

Kunnanjohtaja

Esitys 

Kunnanhallitus päättää, että ruokapalvelun kilpailutusta lykätään alkavaksi syksyllä 2020.

Valmistelija

palvelujohtaja, Anu Savander-Hämäläinen, puh. 040 317 2070

Päätös 

Kunnanhallitus yksimielisesti päätti, että ruokapalvelun mahdollista kilpailutusta lykätään ja että sen tarve arvioidaan myöhemmin.

Kunnanhallitus 05.10.2020 § 205     

262/02.08.00/2020  

Hankintapalvelut ovat solmineet Palmia Oy: kanssa väliaikaisen ruokapalvelusopimuksen, joka päättyy 31.12.2020. Kyseessä on ns. fee-sopimus, jossa laskutus perustuu jälkikäteen toteutuneisiin kuluihin.

Hankintakohteena ovat Harjulan koulun koululounaat, Harjulan, Riihipuiston ja Äppelgårdin päiväkotien päiväkotilounaat sekä päiväkotien aamupalat ja välipalat. Lounaita on yhteensä 400, aamupaloja 150 ja välipaloja 150. Näiden osuus koko kunnan ateriasuoritteista on 6 %. Ruokapalvelun arvioitu hankintahinta sopimuskaudella on 300 000 e/vuosi ja koko sopimuskaudella optio mukaan lukien kokonaisarvo on noin 1 200 000 euroa (alv 0%).

Ruokapalvelun ulkoistamisen tavoitteena on ollut saada vertailutietoa ruokapalvelun toiminnasta sekä hintavertailua omaan toimintaan.

Aleksian oman toiminnan hinta-arvio vuoden 2020 tietojen mukaan on noin 12 000 e/vuosi kalliimpi kuin Palmian hinta. Aleksian hinta sisältää kaikki toimintaan kohdistuvat kulut mm. henkilöstö-, elintarvike-, kuljetuskulut sekä sisäisten palvelujen ostot. Hintavertailussa on käytetty Palmian alkuperäisiä hintoja, ei fee-sopimuksen aikaisia hintoja. Hintoja vertaillessa on huomioitava, että ulkoisen yrityksen hankintahintaan lisätään sisäisten palvelujen ostot, vuokrat, laitteiden korjauskulut sekä poistot, jolloin hinnat ovat vertailukelpoisia Aleksian oman toiminnan hinta-arvion kanssa. Lisäksi on huomioitava, että Aleksian Pata ei vielä valmista kaikkia kunnan aterioita, koska palvelukeittiöiden saneeraukset ovat kesken. Kun kaikki ruoanvalmistus on siirtynyt Aleksian Pataan, Aleksian hinta alenee.

Aleksia on arvioinut toimintaansa Palmian kanssa. Yhteistyö on sujunut. Yhteistyöpalavereissa asiakkailta on tullut viime aikoina palautetta esimerkiksi ruoan laatuun liittyen. Palmia on reagoinut palautteisiin ja luvannut korjata asiaa. Hinnan vertailutietoja on saatu. Toiminnan sparraus ei ole toteutunut kaikilta osin. Aleksia on kokenut olevansa antavana osapuolena esimerkiksi valmuissuunnitelmissa ja erityisruokavaliokäytännöissä. Ulkoisen yrityksen ajateltiin olevan häiriötilanteissa kumppanina, joka turvaisi toimintaa. Kevään koronatilanteessa tämä ei toteutunut. Palmia on Nurmijärvellä pieni toimija ja yhteistyöpalavereissa kerrotun mukaan se on vaikuttanut sopimuskaudella esimerkiksi sijaisten saatavuuteen.

Hankintapalvelujen arvion mukaan mahdollinen kilpailutus ei onnistu loppuvuoden aikana hankintaprosessin pituuden vuoksi, vaan nykyisen toimijan kanssa olisi neuvoteltava uusi väliaikainen sopimus.

Esittelijä 

Kunnanjohtaja

Esitys 

Kunnanhallitus päättää, että ruokapalvelun kilpailutusta ei tehdä, vaan Harjulan koulun, Harjulan päiväkodin, Riihipuiston päiväkodin ja Äppelgårdin päiväkodin ruokapalvelut siirtyvät Aleksia-liikelaitokselle.

Valmistelija

palvelujohtaja Anu Savander-Hämäläinen, p. 040 317 2070

Päätös: 

Jakelu