Kunnanhallitus 14.09.2020 § 181  

1239/02.08.00/2020  

Nurmijärven kunnalla on oma konesali palvelintietokoneita varten. Konesali tukee muun muassa kunnan verkko-, tallennus- sekä tietojärjestelmäalusta-ratkaisuja. Tällä hetkellä keskeisimmät palvelimet ovat käyttöikänsä lopussa, minkä vuoksi on päätettävä joko palvelinraudan uusimisesta tai vaihtoehtoisesti konesalipalveluiden hankkimisesta palveluna kunnan ulkopuolelta.

Tällä hetkellä konesalissa on fyysisiä palvelimia 30 kpl, virtuaalipalvelimia 48 kpl sekä lisäksi kouluilla on fyysisiä palvelimia 20 kpl. Keski-Uudenmaan sote-kuntayhtymän tietojärjestelmien palvelimet tullaan nykysuunnitelman mukaisesti siirtämään pois kunnan tietotekniikkapalveluiden hoidosta syksyn 2020 aikana. Siirron myötä konesaliin jää fyysisiä palvelimia 24 kpl ja virtuaalipalvelimia 39 kpl sekä kouluissa sijaitsevat 20 fyysistä palvelinta.

Kunnan palvelutuotanto ja hallinnolliset toiminnot rakentuvat yhä enemmissä määrin sähköisten tietojärjestelmien varaan. ICT-arkkitehtuurin toimivuus määrittelee siten nykypäivänä vahvasti myös kunnallisten palveluiden toimivuuden ja jopa edelläkävijyyden, kun aikaisemmin ICT:n rooli palvelutuotannossa on ollut vaatimattomampi, tukipalveluluonteinen.

Toiminnan sähköistyminen edistää mm. palvelutuotannon tehostumista sekä tuo palvelut lähemmäs käyttäjiä, samalla luoden esimerkiksi joustoja aikatauluriippumattomalle palveluiden käytölle.

Lähes kaikki sähköinen toiminta kunnassa on riippuvainen kapasiteetti- ja konesalitoiminnoista. Toiminnan sähköistymisen laajentumisen haittapuolena onkin järjestelmäriskien kasvaminen kunnan palvelutuotannon jatkuvuuden turvaamisessa. Tietoturva- ja kyberturvallisuusuhat kasvavat jatkuvasti ja monimutkaistuvan ICT:n hallinta edellyttää monialaista erityisasiantuntemusta.

Henkilöstömäärältään pienessä ICT-yksikössä riittävä erityisasiantuntemuksen varmistaminen sekä sijaistusjärjestelyt poissaolotilanteissa tekevät moninaisiin uhkiin varautumisesta hankalaa. Henkilöstön kouluttamisella ja tehtäväkuvia kehittämällä kyetään vahvistamaan varautumista, muttei kuitenkaan nykypäivän haasteisiin nähden riittävällä tavalla. Palvelimia on pidettävä ajantasalla ja tällä hetkellä niiden operointia ja valvontaa ei pystytä toteuttamaan normaalin työajan puitteissa.

Osana kunnan ICT-toimintojen kehittämistä teetettiin vuonna 2019 Kuntien Tieralla selvitys kunnan ICT-infran tilasta ja uudistamisen vaihtoehdoista. Kesäkuussa 2020 valmistui Sofigate Oy:n tekemä markkinakartoitus konesalipalveluiden järjestämisen vaihtoehdoista. Kartoituksessa arvioitiin toteutusmallien lisäksi eri vaihtoehtojen kustannuseroja. Markkinakartoituksen kohteena olivat niin yksityiset toimijat sekä in-house yhtiöt. Selvityksen perusteella kunnan kokonaisedun kannalta parhaimpana vaihtoehtona on esitetty kunnan konesalitoimintojen uudistamista avoimen kilpailutuksen kautta. Kunnan kokonaisedulla tarkoitetaan toiminnallisten ja taloudellisten tekijöiden yhdistelmää.

Konesalitoimintojen hankinta ulkoisena palveluna varmistaisi konesalitoimintojen edellyttämän erityisasiantuntemuksen toimintojen kehittämisessä, ylläpidossa ja häiriötilanteiden korjaamisessa. Palveluna ostettuna konesalitoimintojen varmistukset olisivat poikkeuksetta ajan tasalla sekä ohjelmisto- ja rautaympäristö nykyaikaista. Lisäksi kunnan olisi mahdollista optimoida ostettavat konesalitoiminnot nopeasti muuttuvia tarpeita vastaavaksi. Tämä vähentäisi merkittävästi muun muassa investoimiseen liittyviä kapasiteettiriskejä. Konesalitoimintojen hankinta palveluna voi kasvattaa toiminnan kustannuksia lyhyellä aikavälillä, mutta hinta-, laatu- ja riskitekijät huomioiden pitkällä aikavälillä kustannuseroja voidaan pitää erittäin maltillisina. On huomioitava, että ostettuja konesalitoimintoja on hankala verrata omaan tuotantoon, sillä ostopalveluna kunnalla on hankintasopimuksen kautta käytössä merkittävät reservit toimintaan liittyvää erityisosaamista ja pääomia, jotka viime kädessä varmistavat ajasta riippumattoman modernin konesalitoiminnan.  

Konesalitoimintojen hankinnan perusperiaatteet:

- Hankittavien konesalitoimintojen tulee skaalautua muuttuviin tarpeisiin, jolloin hankintasopimukseen ei sisällytetä määräostovelvoitteita.

- Palveluntuottajan tulee osoittaa valmiutensa palvelutuotannon jatkuvuuden turvaamisesta, kustannustehokkuudesta, turvallisuudesta sekä ostettavien palvelujen kehittämiskyvystä.

- Ostettavan ratkaisun tulee tukea kunnan monialaisen palvelutuotannon ja hallinnollisen toiminnan kehittämistä pitkällä aikavälillä.

- Hankintasopimuksen ehdoissa tulee huomioida kunnan edellytykset siirtää konesalitoimintojen hankintasopimus kolmannelle taholle ilman sanktioita, ja enintään kohtuullisin siirtokustannuksin. 

Liitteenä on konesalipalveluiden järjestämistä koskeva selvitys, jossa on esitetty eri vaihtoehtoja konesalitoimintojen organisoimiseksi sekä indikatiiviset hinta-arviot toteutusmalleista.

Kunnanhallituksen ratkaisuvalta:

Hallintosäännön 16 §:n mukaan kunnanhallitus päättää sopimuksiin liittyen lautakuntien toimialaan kuuluvien, ulkopuolisten palvelujen käyttöä koskevien sopimusten periaatteista silloin, kun asiasta ei ole valtuuston vahvistamaa periaatepäätöstä tai ulkopuolisten palvelujen käytöstä päätetään ensimmäisen kerran kyseisellä palvelutuotannon alalla, ja kyseisen sopimuksen kustannusvaikutus vuositasolla on vähintään 100 000 euroa tai kyse ei ole jäljempänä erikseen säädellyistä urakka-, suunnittelu- tai hankintasopimuksista.

Esittelijä 

Kunnanjohtaja

Esitys 

Kunnanhallitus
1. päättää hallintosäännön 16 §:n nojalla käynnistää konesalitoimintojen kilpailutuksen avoimena menettelynä,
2. toteaa, että tarvittavan erityisasiantuntemuksen varmistamiseksi kilpailutuksessa käytetään ulkopuolista asiantuntijaa, jonka hankinnasta päättää hallintosäännön 65 §:n nojalla talousjohtaja,
3. toteaa, että konesalitoimintojen tuotannon muutosten vaikutukset kunnan ICT-yksikön toimintoihin ja henkilöstöön käsitellään henkilöstön kanssa yhteistoimintamenettelyssä ennen hankintapäätöksen tekemistä.

Valmistelija

Talousjohtaja Ville Rajahalme, puh. 0403172080

Tietotekniikkapäällikkö Arja Toivonen, puh. 0403172031

Päätös 

Jakelu